提升检察机关档案公共服务能力的思考_检察官视点

<div class=TRS_Editor><div>　　 近几年来，最高人民检察院对档案工作十分重视，把档案管理提高到了一个很高的层次。档案的公共服务能力是新时期下档案工作发展的主要目标，是实现传统保管式档案工作向服务型档案工作转变的重要标志。相比这种主流趋势，检察机关作为国家法律监督机关，在档案公共服务能力上因检察机关的工作职能牵涉到机密性等问题，较少发挥其应有的服务能力，特别是在公共服务方面，无论是广度上还是深度上都较其他档案存在落后。结合近几年来检察机关的工作实际，现就对提升检察档案的公共服务能力进行一些肤浅的探讨，仅供今后各级检察机关提升检察档案这一类专属性档案的公共服务能力提供一些参考。　　档案的公共服务能力是充分发挥档案资料信息，从中为社会各界，包括党委政府提供信息，为现行政策法规、各类凭证材料以及政策制定提供一定参考的能力。做好档案的公共服务能力，是当前档案工作发展的主流趋势，是实现档案工作从“保管性”向“服务型”转变的具体体现。检察机关在各项检察工作中，也产生了诸多的档案材料，但因多方面因素影响，制约了检察档案的公共服务能力建设，使得检察机关在这一方面与其他类型档案的服务水平相比存在一定的差距和不足。加速提升检察机关档案的服务能力水平，是当今及今后一段时间检察机关中的档案工作发展重点。只有解决好“公共服务能力”这个短板工作，才能够尽一步凸显检察机关服务党委、服务政府、服务人民的职责。　　 一、检察机关档案公共服务现状及不足　　 笔者所在单位是一个拥有74名正式在职干警的基层检察院，每年办理审查批准逮捕案件600余件，审查起诉案件500余件的基层检察机关，同时它也是湖南省120个基层检察院中较大的基层检察院。因此在一些数据分析上有一定的参考价值。在对它五年以来的档案利用情况来看：　　（一）借阅单位情况　　 1、公安借阅情况：62件　　 2、本院内部借阅情况：599件　　 3、其他检察院借阅情况：22件　　 4、党委、政府（包括纪委）借阅情况：12件　　 5、律师借阅情况：13件　　 6、其他借阅情况：6件　　<img src="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image001.emz" _fcksavedurl="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image001.emz" />
<table align="left">
 <tbody>
 <tr>
 <td></td>
 </tr>
 <tr>
 <td></td>
 <td><img src="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image002.gif" _fcksavedurl="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image002.gif" /></td>
 </tr>
 </tbody>
</table>　　（二）借阅类型情况　　 1、诉讼档案：595件　　 2、文书档案：55件　　 3、会计档案：60件　　 4、声像档案：25件　　 5、实物档案：10件　　<img src="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image003.emz" _fcksavedurl="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image003.emz" /> <img src="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image004.gif" _fcksavedurl="file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image004.gif" /> 6、其他档案：46件　　 （三）存在的问题　　从中可以分析得出，检察机关的档案从使用单位情况上排名前三名的是本院内部、公安、其他检察机关，而其中本院内部又以83%占比跃居第一，这暴露出检察机关在档案服务能力上集中对内，公共服务能力严重不足。从档案类型使用情况来看，排名前三名的是诉讼档案、会计档案、文书档案，而诉讼档案又以75%占比居第一位。根据以上两个表格分析，我们可以得出当前检察机关在档案公共服务能力上面主要存在以下几个问题：　　 1、档案服务范围较窄。一是服务的单位较窄。从五年的数据中，我们可以看出他都主要集中在本院内部，在本院中又集中在公诉、侦查监督等业务科室。其他单位，特别是党委、政府等单位借阅量小，如果除去纪委的借阅可以说几乎为“零”。二是借阅的用途较窄。通过对他们借阅的跟踪调查可知，对于检察机关的档案借阅主要用途集中在几个方面。第一，查询犯罪嫌疑人是否存在累犯情况；第二，应付上级对口部门的检查；第三，复印部分法律文书，办理国家赔偿案件。缺乏在社会管理、检察文化建设等领域上的深层次利用，服务效率不高。　　 2、档案借阅类型单一。主要集中在对诉讼档案的借阅，对其他档案的借阅情况较少。诉讼档案依据《诉讼档案管理学研究》，主要定义为法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立案归档保存的原始信息记录。检察机关中的诉讼档案可以定义为：由人民检察院办理的业务部门依法进行诉讼活动形成的、具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、声像材料及其他材料的总和。虽然诉讼档案是检察机关开展检察业务活动的真实记录，但除去诉讼档案，依据娄底市检察机关档案保管规则，将检察机关产生的档案分为诉讼、文书、电子、会计、基建、声像、照片、技术、实物等九类。虽然诉讼档案涉及案件信息，是检察机关档案中数量最多的档案，但是相对而言其他的也有一定的参考价值。而在这一点上检察档案的利用率过低，借阅类型单一。　　 3、档案门类比较单一。当前检察机关的档案分类是上级检察机关根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》以及结合检察工作实际情况，单独划分出行政、党群、业务三大类九小类，这是一种基于工作性质、文书类型而采取的一种简单分类。缺乏一种大档案、大信息、大服务的意识，没有从社会领域、服务领域、地方领域上进行分类，没有考虑到当地的重大活动、重大事项、重大政策等方面，缺乏一种根据本地特色进行“名、优、特、土、新”等分类的档案管理体系。　　二、对现状的原因分析　　针对当前检察档案借阅单一、服务范围过窄等问题，笔者认为主要存在如下几个方面的原因。　　 1、思想观念落后。法国思想家帕斯卡尔说过：人是一颗会思想的芦苇。思想又是行动的先导。检察机关档案公共服务能力较弱，一个重要的原因就是思想观念的落后。而思想方面的问题又可以具体体现为两个方面：第一，领导层面。检察机关中的领导因为绩效考核等多种原因，导致在管理思维上长期受制于“重业务轻行政”、“重办案轻档案”的思想影响，致使档案工作呈现边缘化发展，对于其基础建设等保障性工作做的不到位，人员安排上也倾向安排一些年龄大，近于退休的干警。同时因为领导层面的思想问题，导致档案工作在全年或者办公室绩效考核中属于一个很小的分支，权重分远远低于其他项目，特别是业务项目的分值。如笔者所在院的办公室年终绩效考核中，档案工作只占14分，也就是占办公室全部工作的14%。第二，干警层面。在本检察系统中大部分干警会认为档案工作属于非常清闲的工作，属于“养老科室”，对于一些年轻有激情的干警是非常不愿意从事档案工作。一则是因为大部分干警是学法律专业出身，专业与岗位不对口，对安排的档案工作消极怠工，更谈不上服务意识；二则是因为检察机关的档案工作岗位使人缺乏尊重和自我实现的希望。按照美国心理学家亚伯拉罕?马斯洛在1943年在《人类激励理论》论文中所提出，将人类需求象阶梯一样从低到高按层次分为五种，分别是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求。而检察机关的中档案岗位得不到领导和其他干警重视，使从事这项工作干警的尊重和自我实现需求不能实现。　　 2、人员素质欠缺。关于人员素质问题可以细分为两点，第一点是基层档案专业人员的缺乏，导致档案专业素能低。以笔者所在院为例，已连续五年招录档案专业的干警都没有招录成功，导致从事档案工作的长期是中文、法律等其他专业干警兼职。这其中一方面存在当前档案专业属于冷门专业，拥有此专业的学校不多，档案人员缺乏的这一大前提。另一方面是基层检察机关缺乏足够吸引力所导致。由于是非档案专业的人员，加上兼职情况，同时在2012年最高人民检察院下发相关规定，禁止检察机关的档案工作进行业务外包。因此加重了从事档案工作干警的工作量，导致在档案工作上多限于应付上级检查，重在“保管”，缺乏对档案的深度加工与利用。第二点，即使有部分检察院档案岗位招录的是档案专业干警，但法律专业知识的欠缺，在对档案管理上有时只是机械延续传统档案管理思维和方法、方式，对一些案件的涉密性把控不到位，有时为了防止出现“泄密事件”，施行禁止对外服务的“一刀切”方式。　　 3、基础建设不够完善。当前，检察机关的信息化建设集中在发展业务环节上，在档案领域还处于比较滞后的阶段，档案的数字化建设，特别是基层检察机关的档案数字化建设远远落后当地党委、政府以及档案专门机关，只限于传统的“三铁一器”，以及内外网隔离等安防设施，缺乏在应用领域的相关设备和软件。即使目前采用的电子档案目录，也只是以Excel表格形式，人工填入，缺乏广泛的应用性。　　三、改进和提升检察机关档案的公共服务能力的对策　　 1、提高认识，强化档案的服务理念。档案工作决不是也不可能是单纯的保管工作，而应该是保管和应用相结合的一项综合性服务工作。一方面每一名档案人员要明白自己是一名服务者，服务的不仅是本院干警，更是广大人民群众，是我们的党和政府。也就是说档案的服务理念要从根本上有一个质的提升，要树立和弘扬“大服务”的思想。只有这样，随后的工作才会往正确的方向前行。另一方面领导要重视档案工作，要将档案部门发展成为本院的公共服务的示范性窗口部门，要紧密结合最高人民检察院在1998年为深入贯彻落实党中央关于推进司法体制改革有关会议精神，自觉接受人民群众和社会各界对检察工作的监督，而制定的“检务公开”制度。将公开延伸到档案领域，实现公开的纵深发展，并通过公开促公正，倒逼司法人员的责任感，提升司法案件的公信力。　　 2、统筹资源，建立门类齐全的档案库。要根据现代社会发展的需要更新传统档案的划分依据，在统一的“九大类”基础上允许各地检察机关根据本地实际情况，自制内部的档案分类体系，突出地方特色和本院特色，不断提升档案工作的质量，努力建立一套门类齐全、内容丰富的高品质档案库。一方面可以为当地党委政府在制定全局性综合维稳政策、综合性经济发展政策、地方性文化发展政策等方面提供依据，另一方面为进一步发展本院检察文化，指导新进干警学习本院历史，提升集体荣誉感，增强干警对检察工作的认同感和归属感，具有极大的促进作用。　　 3、加强教育，提升人员素质。档案管理和利用是一项系统性工作，需要具有法律和档案双重专业素能的复合型人才。因此，各地检察机关特别是基层检察机关需要重点从两个方面不断加强档案人员的培训和继续教育。第一，从培训的人员上：一是档案部门的专业人员培养。对于档案部门的专业人员不仅需要具有系统性的档案专业知识，又需要具有一定的法律专业知识，能够认识检察建议、讯问笔录等一系列基础性的法律文书，并能够依据案件的内容进行公开和不公开的分类。二是其他非档案部门的干警，这里重点是各业务科室的内勤人员，由于档案部门人员数量有限，大量的案件整理、装订等基础性工作来源于内勤人员，因此在对内勤人员培养上要实现档案工作的“提前介入”，在装订、整理之时就能够安装入档要求进行。第二，从培训的方式上：一是内部培训要提高培训内容的针对性，要根据之前的两类人员，实现参训人员的“一对一”教育。二是可以尝试进行“走出去”培训模式，将本院档案专业人员交流到其他档案工作开展较好的地方特别是公共服务能力水平较高的地方进行实践式学习，通过在“对外性”单位的学习来提升自己公共服务意识，从而提升本院档案的公共服务能力。　　 4、完善设施，提升档案的信息化程度。笔者认为，利用好现代科技是快速提升档案公共服务能力的快捷通道。目前，全国各级检察机关已经建设完成了统一业务软件系统，实现了全国所有检察机关的网上互联，网上办案，同时案件管理部门也正在开展法律文书电子扫描工作。这是提升检察机关档案的公共服务的最好契机，可以借助统一业务软件和法律文书电子扫描工作，加速开发档案网上借阅系统，实现办案和档案办案的一体化建设。如此，不论本院还是其他院的干警都可以通过业务软件系统链接到检察机关档案资源库，通过档案员的权限审核，进入资源库中随时调取电子档案，极大提升档案的利用效率。同时也可以避免传统纸质档案的遗失、破损等问题。　　 参考文献　　 1、谢如薇《湖南基层检察机关诉讼档案管理研究》[D].安徽.安徽大学，2014.　　 2、王春英《浅议档案公共服务能力的提升》[J].黑龙江档案，2016，（1）.</div></div>